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列印日期 : 2024/12/16
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最近修訂: 2022-05-25
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知識,只要有紀錄,就會越來越多,而且通常會多到不好找 (找不到),即使只是個人電腦中的檔案總管也是如此,何況是整個部門、甚至整個公司 ...
圖: 知識管理的挑戰 ~ 進不去、找不到
因此,即使知識可以順利進入知識庫,還面臨到兩大挑戰:
找不到
找到的資料過時或不完整
以下內容將分享如何透過 xms+ 的功能與策略,解決「找不到」困擾,至於資料過時或不完整的問題,可以參考另一篇文章「
知識 ~ 進得去 (整理 SOP)
」。
重點
1.
職務說明書
這是浩瀚知識的最佳入口,通常可以解決 70% 職務上常用的知識!
因為每個職務 (人) 有專屬的工作內容,職務說明書記錄了工作「要做什麼」,至於「怎麼做」的 SOP / FAQ,就可以建立職務專屬的資料夾,放職務所需的知識,並透過連結進入。
至於怎麼整理呢?
建議用到的時候,就放進去,也就是讓職務負責人有管理的權限,方便持續整理。
Q1. 和其他職務共用的知識文章 (物件),可以怎麼處理?
可以另外建立共用的資料夾,再用「捷徑」的方式加入職務專屬的資料夾 (下圖)。
Q2. 這和自己整理筆記的差異?
關鍵差在「共享」,就可以成為公司的資產,達到共用與傳承的目的。
2.
搜尋
分類,可以幫助建立資料時分門別類,但「事後」卻不容易依此找資料,因為每個人的分類可能不同,甚至自己的分類也會隨著時間而變動。
搜尋,是目前普遍的解法,以下是 xms+ 提供的搜尋機制,包括
全文檢索
包含 pdf、word、ppt、excel 等內文。
不同資訊類型
文件、附件、FAQ、影片索引、 ....
特定資料夾搜尋
讓搜尋範圍可以更聚焦。
3.
收藏的媒體、近期存取等個人化的功能
除了放到職務專屬的資料夾外,xms+ 提供個人化的資訊服務,幫助我們整理好不容易搜尋到的內容,包括:
收藏的媒體
類似書籤,可以將搜尋到得媒體加入,方便後續取用。
稍後觀看
等待確認或最近想看的媒體。
資料夾捷徑
可以整理常用的資料夾。
目錄總覽
傳統的分類,可以幫助我們找到已經熟悉的分類資料,有閱讀權限才會顯示。
近期存取
快速找到最近常使用的媒體或資料夾。
最近上傳
看看最近有沒有新的知識上線,有閱讀權限才會顯示。
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位置
知識庫
目錄總覽
知識管理 (km+)
km+ 應用 ~ 知識管理與教材庫
資料夾名稱
km+ 應用 ~ 知識管理與教材庫
發表人
蘇德宙
單位
台灣數位
建立
2019-10-21 08:09:25
最近修訂
2022-05-25 16:34:30
1.
知識管理
1.1
km+ 知識管理,原來可以這麼簡單
1.2
知識管理 ~ 需求、挑戰與突破
1.3
知識 ~ 進得去 (整理 SOP、FAQ)
1.4
知識 ~ 找得到,且符合現況!
1.5
整理 FAQ,輕鬆搞定!
1.6
教育訓練 X 知識管理 ~ 五大工具
2.
教材庫的應用
2.1
EverCam 的最佳拍檔 ~ km+ 教材庫的應用
2.2
簡單、聰明的教材設計、互動與管理
2.3
[教材庫] 跟著步驟練習,10 分鐘立刻就上手!