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講者:andy
日期:2022-05-18
觀看: 1803
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列印日期 : 2024/12/16
台灣數位 xms+
知識庫
...
快速入門 ~ 專案管理
會議管理
長度: 07:21,
瀏覽: 1804,
最近修訂: 2022-07-20
我要推薦
播放影片: https://pfms.formosasoft.com/media/5211
使用 xms+ 的會議管理功能,輕鬆解決以下痛點 ~
會而不議、議而不決、決而不行、行而不追
重要性
除了例行性的工作之外,專案執行幾乎是公司運作的關鍵基礎,而專案會議則是規劃、議題討論、進度報告、變更項目等許多關鍵資訊的溝通平台,這些大大小小的會議,絕對是專案成敗的關鍵,因此才會有「會議開得好,結案沒煩惱」的說法。
痛點
會議這麼多又無效率,大家都在抱怨浪費時間 ... 這是許多公司常見的問題,為什麼會這樣呢?其實開會最怕的就 4 件事情
會而不議
沒有 agenda 議題,討論就很容易毫無頭緒的發散。
議而不決
沒有 key person,會議的確認事項無法確認,通常就會要再重開一次 ...
決而不行
沒有 action item,計劃再棒都只是無法實現的夢而已。
行而不追
沒有追蹤,就等於沒有 deadline,一天拖過一天,就不容易完成。
如果這些問題不能有效克服,開會,就只是浪費生命而已 ... 很慘。
解法
解決這些關鍵問題其實可以很簡單,只要掌握以下幾個關鍵點:
會議前
目的跟議題要清晰、明確 (解決: 會而不議)
會議中
結論要明確、有共識 (解決: 議而不決)
會議後
待辦事項要追蹤 (解決: 決而不行、行而不追)
議題要清楚、會議記錄要明確、工作追蹤要到位
接下來,
就分別針對這 3 個關鍵做更詳細的說明。
1. 會議前 ~
目的跟議題要清晰、明確 (解決: 會而不議)
透過會議通知,清楚描述 5W,例如
目的 (Why): 召開專案的進度報告會議
時間 (When): 2021/1/18 10:00 ~ 11:00
地點 (Where): 305 會議室
人員 (Who): 業務部與行銷部所有同仁
議題 (What): 可以用 agenda 的形式
議題 報告人 時間
專案最新進度 (待辦事項追蹤) 小美 10 分鐘
面對競爭者促銷,我們採取的對應方案 小王 10 分鐘
討論 & 建議 10 分鐘
參考資料
特別注意:
如果 key person 無法參加的會議,盡可能延期,不然就很容易導致「議而不決」
為了提高會議的效率,事前可能需要先溝通,可以有效避免
意見太多,現場不容易收斂
太專業的內容 (例如法務相關),其他人可能無法參與
時效性很高的,等下次開會時可能就來不急了
2. 會議中 ~
結論要明確、有共識 (解決: 議而不決)
有幾個重點
複述結論、待辦事項,確保大家在認知上面是沒有偏誤的
相關人員一定要表態,代表所有與會者的意見,避免會後放炮。
會議記錄要確實,待辦清單要明確,包括:
最終的決議是什麼,怎麼做? (What, How)
誰會負責、誰會投入? (Who)
何時要完成? (When)
會議紀錄,key person 一定要確認
3. 會議後 ~
待辦事項要追蹤 (解決: 決而不行、行而不追)
這是最重要的步驟!
盯緊每個追蹤事項,如果沒有去 follow,其他人就會覺得這待辦事項只是講講而已,其實沒做也不會怎麼樣,反而養成因循苟且的惡文化。
改變很困難?
聽起來很理想,但現實做起來一定不容易!
每次只要推動新制度 or 改變現有的習慣,普遍都會有這樣的疑慮,因為大家沒這個習慣,而且認為還會增加工作負擔 ...
其實沒有這麼困難的,要克服的只有兩件小事
開始做就對了 (Just Do It)
新制度的推動,只要符合簡單的 ABC 三原則就會容易很多,更完整的說明可以參考「
改變 or 推動新制度,原來可以這麼簡單!
」
用對的工具
xms+ 會議管理,從會前通知、會議記錄到後續工作追蹤,全部搞定!
知難行易,做就對了!
善其事、利其器 ~ 善用工具輔助
xms+ 解決方案
工欲善其事、必先利其器 ~
好的工具輔助,不僅可以降低執行的難度,更可以達到事半功倍的效果!
一旦建立好的會議文化,就能讓會議進行得更快速有效,告別無效的鬼打牆會議,大幅提升團隊戰力。
以下是 xms+ 會議管理的主要操作流程。
重點
會議前
1.
發會議通知
進入專案側欄的「會議管理」的功能,在「會議通知」下拉選單,就可以建立新的會議通知。
2.
寫通知內容
照著表單的指引,就可以完成會議通知最重要的資訊
主題 (目的)
日期、時間
地點
對象
議題 (含附件)
此外,還可以勾選「自動建立」會議記錄的功能,
將通知內容轉成會議記錄的草稿,方便寫會議記錄時參考。
3.
查看會議通知的內容
可以透過「會議通知 / 查看會議通知記錄」查看過去通知的內容與對象。
會議中
4.
設計表單 (會議記錄格式)
除了標準的記錄格式外,每個專案都可以透過「設計表單」,設計專屬的會議記錄格式。
審閱者 (多位)
自訂會議記錄格式
5.
新增 or 編輯會議記錄
設計好表單後,就可以透過「新增」建立一筆新的會議記錄。
若發會議通知時有自動建立草稿的會議記錄,就可以進入會議記錄後編輯。
6.
設定要追蹤的工作
有兩種方式
直接新增工作
從現有的工作加入
此外,還可以透過「管理 (含排序)」的功能,為追蹤清單排序。
小技巧:
可以開啟兩個瀏覽器左右並排,可以同時寫記錄 + 管理追蹤工作清單。
會議後
7.
審閱會議記錄
若有您尚未審閱的會議記錄,進入「專案中心」後就會有明顯的提醒 (圖1)。
進入會議記錄後,就可以看到「審閱」的按鈕 (圖2)。
圖1: 審閱提醒
圖2: 會議審閱
8.
追蹤工作進度
為了避免傳統專案時間拖很久,我們特別設計敏捷式的追蹤,未完成的待追蹤工作,特別提供以下的檢視區間
一個月
三個月
全部
個別會議記錄
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關閉
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Q1.
為什麼有些工作 (例如私人的),無法加入會議記錄?
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會議的重要性
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06:45
15.
用對的工具 ~ xms+ 平台
位置
知識庫
...
快速入門 ~ 專案管理
資料夾名稱
快速入門 ~ 專案管理
發表人
蘇德宙
單位
台灣數位
建立
2022-05-18 09:14:43
最近修訂
2022-07-20 07:13:20
長度
07:21
知識庫
...
快速入門 ~ 專案管理
1.
快速入門
1.1
[專案管理] 跟著步驟練習,10 分鐘立刻就上手!
1.2
專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
1.3
會議管理
2.
敏捷專案
2.1
敏捷框架 Scrum 的最佳實踐
2.2
每日站立會議
3.
執行方法與經驗
3.1
如何開專案? 哪些人參與?(範圍)
3.2
將大工作分拆成小工作 ~ 困難的分割
3.3
知難行易 ~ 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)
3.4
工作內容,怎麼設計比較好?
3.5
追蹤工作的技巧
3.6
剛完成的工作,又要調整,要另開新的工作嗎?
3.7
多人負責同一個工作 (看板模式)
3.8
實用的小秘技
3.9
專案成功的第一步 ~ 訂出符合 SMART 原則的目標
4.
專案規劃
4.1
專案規劃
4.2
善用會議與專案管理,讓計畫執行事半功倍 ~ 以真實的計畫為例
4.3
複製專案規劃 ~ 專案公版的應用