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講者:andy
日期:2022-05-25
觀看: 1616
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傳統專案常見問題
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提問
01:55
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Scrum 重要活動
03:02
5.
整理 Product backlog
03:26
6.
Sprint 短衝 ~ 規劃會議
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規劃會議執行事項
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每日站立會議
06:07
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檢視會議
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列印日期 : 2024/12/16
台灣數位 xms+
知識庫
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快速入門 ~ 專案管理
敏捷框架 Scrum 的最佳實踐
長度: 10:21,
瀏覽: 1617,
最近修訂: 2022-10-03
我要推薦
播放影片: https://pfms.formosasoft.com/media/5221
一般認為成功的專案,就要「如期 (On time)、如質 (On quality)、如預算 (On budget)」,
所以傳統專案,通常週期很長,強調規劃好一切後,照著固定階段,按表操課、做出完整成果才交付,
這在過去需求明確、且環境變化慢的製造業時代,有很多好處。
但現在資訊流通快速,市場競爭激烈,造成客戶、老闆的需求非常多變,未來更有許多不確定性,
所以傳統的「瀑布式」管理,經常遇到以下問題:
難以安排工作時程
專案週期長、待辦工作很多,而且需求常常在變,未來不好預估,就很難安排「所有工作」的時程。
難以如期執行、掌控進度
週期長,過程就可能有更多變數,讓工作難以如期進行。
加上「瀑布式」強調完成前一個階段後,才能進行下一階段,所以一旦 delay,就容易影響整體進度。
難以回應變化、即時改善
需求多變、不確定性高,計劃就常常趕不上變化,所以傳統專案「遵循計劃,最後才交付」的特性,
就容易導致投入很多時間、資源,終於做出成果,但最後才發現不是市場 or 客戶想要的,只能重新來過 ...
這些問題,透過「敏捷管理」,就能有效得到解決,
而如果想要實踐敏捷管理,「Scrum」就是你絕對要學會的一套方法!
Scrum
分階段執行專案,全力衝刺短期目標
並逐步交付成果,取得回饋、持續改善
做法上,只要掌握以下幾個重要活動
整理 Product backlog ~ 明確專案目標方向
這是進入 Sprint 前,重要的前置作業。
負責人會先評估客戶、市場的各種需求,整理出 Product backlog (待辦項目清單),
並依照待辦事項的重要性、急迫性進行分類或粗略規劃,以明確專案的目標方向。
進入 Sprint,舉辦規劃會議 (Sprint Planning) ~ 聚焦重要項目,找出短衝目標
(解決: 難以安排工作時程)
Sprint 是 Scrum 的核心關鍵!
因為 Product backlog 中的待辦項目可能非常多,很難為「所有項目」安排明確的時程,所以 Scrum 會把專案週期分割成多個 Sprint (短衝),通常為期 2 週,不超過一個月,讓團隊聚焦在重要項目上,集中火力達成短衝目標。
而為了決定出 Sprint 要完成哪些項目,一開始會舉辦「規劃會議」,整個團隊都要參與會議,因為經過共同討論,大家才能對專案產生「共識」,而能夠承諾全心投入衝刺,達成目標。
規劃會議,主要做兩件事
確定 Sprint backlog (衝刺待辦清單)
從 Product backlog 裡,優先把重要、有價值的工作項目,放入 Sprint backlog。
能完成多少項目?
基本上根據「Sprint 的週期」和「團隊人數」來決定,
例如,有 2 週時間、3 個人,工作量就不能超出 2 週 3 個人的生產力,否則可能無法如期交付,或成果品質不好。
工作切割與估算
成員會再把項目切割成更小的工作,並估算每個工作要花多少時間,確認進度安排。
如此一來,因為縮短週期,不用一次面對大量的項目,所以工作的排程,就更好進行了。
每日站立會議 (Daily Scrum)
~ 定期追蹤進度
(解決: 難以如期執行、掌控進度)
每天舉行約 15 分鐘的站立會議,因為時間有限,就比較容易聚焦,避免討論太發散。
成員只要簡單回答:
昨天完成哪些工作?
今天預計要做什麼?
是否遇到障礙,需要協助?
其他問題則留到會議後,集合相關人員討論。
因此,這可以幫助
掌握最新進度狀況,及早因應可能的變動,調整計劃。
成員更專注自己的任務,並能得到即時協助,避免延遲。
檢視會議 (Sprint Review) ~ 交付「成果」,持續改善
(解決: 難以回應變化、即時改善)
這是取得回饋、交流意見的好機會!
每次 Sprint 都會交付「有價值的成果」,可能是新產品、新功能,或功能的優化。
並且,團隊會邀請客戶、老闆 ... 等利害關係人 (Stakeholders),一起檢視 Sprint 的成果,再次確認需求,討論可以怎麼改善。
回顧會議 (Sprint Retrospective)
~ 反思「過程」,不斷改進
(解決: 難以回應變化、即時改善)
Sprint 結束後,團隊會花時間討論過程中有哪些做的好、要繼續維持,哪些則效果較差,下次應該修正。
這樣一來,就能讓一次次的短衝,進行的越來越順利。
另外,Scrum 也強調「跨功能」的團隊編制,例如:PM、RD、UX 工程師都在同一團隊中,
如此一來,在面對問題或需求時,團隊內部就可以自行解決,省去跨部門協調的麻煩,更能掌握專案進度。
Scrum 的價值毋庸置疑,但現實上在執行時卻常常以失敗收場,主要原因是它可能改變現有的運作方式,例如管理習慣、開會模式、人員組織 ...
為了降低失敗風險,建議可以分階段推動,先從比較容易的步驟開始,例如
練習拆解專案,短期交付
把週期長達一年、一季的專案,切割成 1~4 週,學習短期內交出成果,
這會促使成員思考工作的價值和優先順序。
進行每日站立會議
定時報告進度、同步資訊,能讓成員練習每天都有所進展,也能更有效的追蹤工作,提升團隊合作品質。
除此之外,如果有很棒的專案管理工具來輔助,也能夠有效降低執行時的難度,甚至達到事半功倍的效果,
而 xms+ 系統,就是幫助你實踐 Scrum 的最佳工具!
應用的方法,可以參考以下流程:
重點
1.
整理 Product backlog
新增工作
把專案中所有要做的事,都建立成工作,就能列出待辦工作清單。
為工作分類
如果工作數量有非常多,不容易逐項安排時程,可以先不設定期限,
改成利用「標籤」來分類 (例如重要、非重要、緊急、非緊急)。
備註:
也可以依照重要、緊急程度,粗略規劃工作執行的先後次序。
例如,假設專案期間是 8/1~10/31,比較重要、緊急的工作,期限就可以先設定在 8/31,讓工作列在清單的前面。
2.
確定 Sprint backlog
從 Product backlog 選擇工作
使用「篩選」功能,就能快速找到重要 or 緊急的工作,優先放入 Sprint backlog。
設定期限
為短衝內預計完成的工作,設定明確的「期限」,
就能讓工作依照期限的順序,列在清單的前面。
3.
每日站立會議 ~ 追蹤工作
想要提升開會效率,可以在成員輪流報告時,配合使用「工作與記錄總覽」,
透過切換負責人和狀態,就能顯示工作的處理狀況,例如
已完成 (昨天完成了什麼?)
進行中 (今天預計要做什麼?)
TBD (遇到什麼困難,需要協助?)
更詳細的做法,可以參考課程「
每日站立會議
」。
4.
檢視會議 ~ 檢視 Sprint 成果
以「微課程 ~ 會議管理」的工作為例,
執行時,在處理記錄附上錄好的課程影片連結,以及講稿、PPT 的檔案,
檢視會議時,就可以進入工作、查看記錄,並逐項檢視成果。
5.
回顧會議 ~ 反思 Sprint 過程
透過「報表 (工作執行)」的具體數據,可以幫助我們回顧短衝過程中,有什麼需要改善的地方。
例如,分析「已過期」的工作,是因為規劃時太樂觀,還是因為被插件而逾期,並針對根本原因,思考改善方法;或是從「驗證不通過」的工作,反思執行時是否遺漏哪些細節,下次又該如何避免。
特別提醒:
預設檢視的期間是一個月,可以自行變更為符合短衝長度的期間。
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傳統專案常見問題
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提問
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4.
Scrum 重要活動
03:02
5.
整理 Product backlog
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6.
Sprint 短衝 ~ 規劃會議
04:22
7.
規劃會議執行事項
05:18
8.
每日站立會議
06:07
9.
檢視會議
06:41
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回顧會議
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11.
Scrum 團隊編制
07:30
12.
Scrum 無痛起手式
08:34
13.
善用 xms+ 系統
09:08
14.
重點整理
位置
知識庫
...
快速入門 ~ 專案管理
資料夾名稱
快速入門 ~ 專案管理
發表人
蘇德宙
單位
台灣數位
建立
2022-05-25 08:25:34
最近修訂
2022-10-03 06:56:53
長度
10:21
知識庫
...
快速入門 ~ 專案管理
1.
快速入門
1.1
[專案管理] 跟著步驟練習,10 分鐘立刻就上手!
1.2
專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
1.3
會議管理
2.
敏捷專案
2.1
敏捷框架 Scrum 的最佳實踐
2.2
每日站立會議
3.
執行方法與經驗
3.1
如何開專案? 哪些人參與?(範圍)
3.2
將大工作分拆成小工作 ~ 困難的分割
3.3
知難行易 ~ 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)
3.4
工作內容,怎麼設計比較好?
3.5
追蹤工作的技巧
3.6
剛完成的工作,又要調整,要另開新的工作嗎?
3.7
多人負責同一個工作 (看板模式)
3.8
實用的小秘技
3.9
專案成功的第一步 ~ 訂出符合 SMART 原則的目標
4.
專案規劃
4.1
專案規劃
4.2
善用會議與專案管理,讓計畫執行事半功倍 ~ 以真實的計畫為例
4.3
複製專案規劃 ~ 專案公版的應用